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Como escrever um relatório profissional de construção?

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Como escrever um relatório profissional de construção?

O acompanhamento do estaleiro de construção é uma das tarefas mais importantes do arquiteto. Assim, a redação do relatório profissional de construção, embora não seja a tarefa mais glamorosa da profissão, é muito importante porque facilita o processo de construção. Fá-lo, evitando mal-entendidos entre todas as partes envolvidas no projeto.

 

Quer se trate de um jovem arquiteto ou pretenda simplesmente melhorar os seus relatórios de sítio, aqui estão algumas dicas sobre como estruturar este documento e ser minucioso no seu conteúdo. 

O que é um  relatório profissional de construção?

Os relatórios ou atas de construção permitem-lhe documentar as observações feitas durante as visitas ao sítio e comunicá-las às diferentes partes envolvidas no trabalho de construção. 

Estes documentos incluem geralmente um relatório sobre

  • o respeito dos prazos
  • a correta execução da obra
  • os elementos que precisam de ser reparados e os pontos a melhorar
  • as mudanças e o trabalho adicional a realizar. 

O relatório é estruturado de acordo com um modelo normalizado. 

Como redigir um relatório profissional de construção?

O relatório é estruturado de modo a ser claro. Deve ser de fácil leitura e a informação importante deve ser fácil de encontrar para as partes envolvidas. É portanto aconselhável utilizar o mesmo esquema com os mesmos títulos e subtítulos em cada um dos seus relatórios. 

 

O relatório deve ser breve e conciso. Não há necessidade de parágrafos longos. 

 

Para o tornar mais legível e para ilustrar os pontos detalhados no relatório, acrescente fotos e anote-as. Um círculo ou uma seta permite ao leitor ver num relance o ponto importante a ser observado na ilustração. 

 

Finalmente, ser breve não impede que se seja exaustivo e acrescentar todos os detalhes necessários. Pode acrescentar planos e prazos ao seu relatório e atribuir cada observação à empresa ou ao profissional em questão. Não hesite em enumerar as suas observações para que o relatório seja o mais legível possível. 

Que elementos estão incluídos num relatório de construção?

O número do relatório

Tal como as suas faturas e estimativas, os seus relatórios de construção devem ter um identificador único. Este identificador é constituído pelo identificador do projeto e depois pelo número do relatório. 

O título do relatório 

Este título deve ser curto, por exemplo: "construção report n°X para o projeto Y".

Os detalhes do projeto

Deve incluir o nome do cliente, o ID do projeto, a localização da construção e uma breve descrição. 

Data e hora

A data e a hora da sua visita ao local ou da reunião na obra referida no relatório deve constar no seu conteúdo. 

O estado de progresso do trabalho

Aqui o arquiteto dá a sua impressão geral sobre o progresso da obra. Pode ilustrar esta seção com uma fotografia do sítio.

A lista de pessoas presentes

Deverá fazer uma lista de todas as pessoas presentes na construção durante a sua visita. 

A lista de distribuição

Em geral, o arquiteto envia este relatório por correio eletrónico e deve manter a lista de remetentes visível. 

O estado e progresso da obra e eventuais deficiências

Esta é a parte principal do relatório. Aqui o arquiteto enumera todas as suas observações sobre o projeto como um todo e cada tarefa em curso. Se necessário, mencionam quaisquer deficiências e não conformidades na obra, descrevendo-as em pormenor. Eles identificam o problema, as suas causas e as medidas a tomar para o resolver. 

 

Para cada observação, o arquiteto nomeia a pessoa responsável. 

 

Estas observações são classificadas por categoria. As rubricas podem ser, por exemplo, "Fundações", "Telhado", "Marcenaria", etc. 

Informações práticas

O relatório termina frequentemente com a data da próxima visita planeada pelo arquiteto e a próxima reunião no local. 

Declaração de exoneração de responsabilidade

Este é um parágrafo padrão que o protege legalmente. 

Pode personalizar este relatório com o seu logótipo e detalhes de contato, mas lembre-se que a disposição do relatório do sítio deve ser mantida simples. Atualmente, existem muitos programas e aplicações de software que facilitam a criação de relatórios normalizados. 

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